Select language
  • Muistilista on tyhjä. Lisää kohteita ja sisältöjä muistlistalle painamalla "Lisää muistilistalle".

    Pinta-ala m2
    Makuuhuoneita kpl
    Nunc bibendum erat diam, non vulputate magna aliquam fermentum.
    5+2 henk
    Varaa
    999,99 €
Etusivu / Matkailu / Tapahtumat/liput / Tapahtuman järjestäminen / Tietoa tapahtuman järjestämisestä

Tapahtuman järjestämistä tiedolla, taidolla ja suurella sydämellä

 

Pohjois-Karjalassa on tarjolla laaja-alaista asiantuntemusta tapahtumien järjestämisen osalta. Voit halutessasi antaa lähes kaikki järjestelyt ammattilaisen vastuulle tai valita palveluvalikoimasta tarvitsemasi palvelut.

Ota alueen toimijoihin rohkeasti yhteyttä ja tuo tapahtumasi Pohjois-Karjalaan!

Tapahtumatoimijoita ja -järjestäjiä


Ideasta tapahtumaksi

Idea:

Kaikkien tapahtumien, kokousten tai tapaamisten lähtökohtana on visio tai idea. Idea kannattaa testauttaa etukäteen, jolloin havaitaan, onko idealla oikeasti tilausta tapahtumarintamalla. Pelkkä henkilökohtainen intohimo ei riitä, eikä tapahtumaa kannata järjestää pelkän tapahtuman järjestämisen takia. Mieti valmiiksi onko ideallasi kysyntää, ja ota etukäteen selvää, onko ideallasi jo kilpailevia konsepteja markkinoilla.

Tapahtumatyöryhmä:

Tapahtumatyöryhmä on tapahtumanjärjestäjän tärkein työväline. Kokoonpanon tulee edustaa henkilöitä, jotka sitoutuvat, ja joilla on oikeasti aikaa tapahtuman järjestämiseen. Työryhmän yhteinen tahtotila ja hyvät koordinaatiotaidot ovat tärkeitä työskentelyn kannalta. Myös hyvä suhdeverkosto, taloudenhallinta ja kyky hahmottaa kokonaisuuksia kuuluvat hyvän työryhmän perusosaamiseen.

Kohderyhmä:

Oikea kohderyhmä on tapahtuman menestymisen kannalta tärkeä. Mieti, onko tapahtumalle olemassa sopiva kohderyhmä ja onko kohderyhmän sisällä tapahtumallesi oikeasti tilausta. Onko kohderyhmäsi sellainen jonka avulla voit myös hankkia muuta rahoitusta tapahtumalle esim. sponsoreiden avulla? Entä onko kohderyhmä saavutettavissa ja kuinka?



Työkaluja tapahtuman suunnitteluun:

Laadi tapahtumalle heti suunnitteluvaiheessa vuosikello, budjetti, viestintä- ja markkinointisuunnitelma. Muista myös pysyä niissä!


 

Kansainvälisen tapahtuman yleisilmeen suunnittelun mallintaminen

Mallinnuksen tarkoituksena on muun muassa kuvata toiminnan etenemistä, työtehtävien suoritusjärjestystä ja ajallista kestoa. Tavoitteena on, että toiminta yksinkertaistetaan ja tehdään läpinäkyväksi. Samalla myös arvioidaan sitä, tehdäänkö asiat oikein. Tapahtumia Pohjois-Karjalaan -hanke toteutti Ampumahiihtokilpailujen yleisilmeen kilpailuttamisen syksyllä 2013. 

Mallinnuksessa tarkastellaan kilpailutukseen liittyvää prosessia tarjouspyynnön valmistelemisesta päätöspalaveriin saakka. Prosessikaaviossa toimenpiteet esitetään hankkeen ja tapahtuman järjestäjän näkökulmasta.

Löydät mallinnukset tästä:
Mallintaminen.pdf



 

Tapahtuman arviointityökalu

Joensuun yliopistossa (nyk. Itä-Suomen yliopisto) on myös kehitetty FEET-lomakkeisto tapahtumien vaikuttavuuden arviointiin. FEET-tutkimusmenetelmässä kyseessä on tietyssä järjestyksessä tapahtuva tiedon kerääminen, jossa kerätään analysoitava tutkimusaineisto viidestä tutkittavasta kohderyhmästä. Kohderyhmistä neljä on tapahtuman sidosryhmiä ja viides tiedon keräämisen kohde on itse tapahtumajärjestäjä. Tutkimus kohdistuu tapahtumakävijöiden profiileihin, tapahtuman taloudellisiin vaikutuksiin ja tapahtuman sosiokulttuurisiin vaikutuksiin.


FEET-tutkimuksen kohderyhmänä ovat tapahtumakävijöiden lisäksi tapahtumajärjestäjä, paikalliset asukkaat, paikalliset yrittäjät sekä päättäjät. Menetelmä sisältää tapahtumajärjestäjän haastattelun ja viiden eri sidosryhmän lomakekyselyt. Yleisökyselyä lukuun ottamatta tutkimus toteutetaan sähköisin lomakkein.

Lisätietoja FEET -tutkimuksesta löydät täältä.

Kaikki tapahtumat eivät kuitenkaan vaadi FEET -tutkimusmenetelmän kaltaista laajamittaista arviointia. Kevyemmän arviointikyselyn tapahtuman onnistumisesta voi tehdä esimerkiksi Survey Monkey -kyselyn avulla. Survey Monkey on palautekyselyyn kehitetty järjestelmä, joka löytyy Internetistä täältä.

Esimerkkikysely:

Esimerkkikysely toimii mallina arviointityökalusta. Mallissa on mukana kahdeksan esimerkkikysymystä.

***

Palautekysely XXX - tapahtumasta

Kiitos osallistumisestanne XXX -tapahtumaan. Toivomme Teiltä palautetta tapahtuman onnistumiseen liittyen. Käsittelemme 

palautteet ehdottoman luottamuksellisesti ja jokainen annettu palaute auttaa meitä kehittämään toimintaamme. Pyydämme vastaamaan kyselyyn XX.XX.XXXX mennessä.

1) Vastaajan yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
Yhteystietojen kerääminen ei ole välttämätöntä, jos tapahtumasta tehdään ns. yleistä arviointia. Yhteystietojen kerääminen on perusteltua, mikäli tapahtuman järjestäjä haluaa esimerkiksi vastata saatuun palautteeseen.

2) Mistä sait tietoa tapahtumasta?
Kysymys voi olla monivalintakysymys, jossa vaihtoehtoina voi olla esim. tapahtuman nettisivuilta, sähköpostitse, luin lehdistä, kuulin tapahtumasta tuttavaltani jne.

3) Kuinka tapahtuman tiedottamisessa onnistuttiin? Olisitko toivonut jotakin lisää?
Vastausvaihtoehtoina voi olla arviointiasteikko (erinomaisesti, hyvin, kohtalaisesti, heikosti, en osaa sanoa) ja alla vapaa sana -kenttä.

4) Kuinka tapahtuman puhujat / esiintyjät mielestäsi onnistuivat?
Kysymys sopii hyvin esimerkiksi seminaarien ja koulutuspäivien ohjelman arviointiin.

5) Vastasiko tapahtuma ennakko-odotuksiasi? Olisitko toivonut jotakin lisää?

6) Tapahtuman eri osa-alueiden yleisarviointi
Jos tapahtuman eri osa-alueista on tarpeen kerätä yksilöityä tietoa, voi niitä arvioida muun muassa monivalintakysymyksen avulla. Esimerkki yleisarvioinnista:
• Tapahtuman käytännön järjestelyt 
• Ilmoittautumisen / lipunmyynnin sujuvuus 
• Henkilökunnan ystävällisyys 
• Tapahtuma-alueen selkeys 
• Ruokailun onnistuminen

7) Muita toiveita ja kommentteja tapahtumaan liittyen

8) Aiotteko osallistua tapahtumaan myös ensi vuonna?

  ***
  
  Vinkki: Palautetta tapahtumasta kannattaa kysyä myös yhteistyökumppaneilta ja talkoolaisilta!




Mistä löydän sopivan tilan tapahtumalleni?

Yleisten alueiden käytöstä (esimerkiksi tori, kadut, puistoalueet, satama) sovitaan tyypillisesti kaupungin tai kunnan kanssa. Yksityisten alueiden tai tilojen käyttöluvat myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija.

Joensuun alueelta löytyvät tapahtumatilat löytyvät kaupungin nettisivuilta

Maakunnan kokoustilat löydät näppärimmin Josekin kokoustilarekisteristä.


 

Mitä lupia tarvitsen tapahtuman järjestämiseen?


Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Mikäli kyseessä on yleisötilaisuus, on siitä tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksena ovat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. (lähde: www.poliisi.fi)

Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja -vapaiden tilaisuuksien välillä on välillä hankalaa, joten järjestämispaikan poliisipiirin on hyvä olla yhteydessä hyvissä ajoin.

Lisätietoja ja sähköiset lomakkeet yleisötilaisuuden järjestämisestä löydät täältä.

 

***

Ilmoitus elintarvikkeiden tilapäisestä myynnistä, valmistuksesta tai tarjoilusta

Elintarvikkeiden tilapäisestä myynnistä on tehtävä elintarvikelain 13 §:n mukaisesti etukäteen (vähintään viikkoa aikaisemmin) kirjallinen ilmoitus myyntipaikan terveydensuojeluviranomaiselle.

Pohjois-Karjalan alueen elintarvikeilmoituksen lomakepohja ja ympäristöterveydenhuollon yksiköiden yhteystiedot löytyvät täältä.

Huomioithan, että alkoholin anniskeluun tarvitset vielä erillisen anniskeluluvan. Pohjois-Karjalan alueen anniskeluluvista vastaa Itä-Suomen Aluehallintovirasto.

***

Musiikki ja meluhaitta

Ympäristönsuojelulain (YSL 86/2000) 60 §:n mukaisesti on tehtävä kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle kirjallinen ilmoitus tilapäistä melua tai tärinää aiheuttavasta toiminnasta tai tapahtumasta. Näitä ovat mm. rakentaminen ja yleisötilaisuus, jos melun tai tärinän on syytä olettaa olevan erityisen häiritsevää. Ilmoitus on tehtävä vähintään 30 vrk ennen tapahtuman alkamista.

Muistathan myös musiikin tekijänoikeusmaksut! Gramex-korvauksia kerätään äänitemusiikin esittämisestä. Äänitemusiikista menee Gramex-korvauksen lisäksi myös Teosto-korvaus. Sen sijaan elävästä musiikista menee pelkästään Teosto-korvaus.

Jos järjestät elävän musiikin tapahtumia, muista sopia esiintyjän kanssa, kumpi ilmoittaa ohjelmatiedot Teostoon. Teoston ja Gramexin luvat kannattaa laittaa kuntoon jo hyvissä ajoin ennen tapahtuma-ajankohtaa. Jos siis yleisötapahtumassa kuunnellaan radiota / musiikkia levyiltä (esim. taustamusiikkina), tulee asiasta ilmoittaa sekä Gramexiin että Teostoon.

***

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Tapahtuman järjestäjän on toimitettava pelastuslaitokselle/pelastusviranomaisille pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, joka tulee myös hyväksyttää poliisilla.

Pelastuslaki (379/2011 16§) edellyttää, että tilaisuuden järjestäjän on laadittava pelastussuunnitelma yleisötilaisuuksiin tai muihin sellaisiin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski. Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen tai tapahtumaan, jossa:

- arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti väh. 200 henkilöä
- käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita, erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
- tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
- tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma voidaan sisällyttää osaksi tapahtuman turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa. Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkamista tiedoksi alueen pelastusviranomaiselle.

Lähde: Helsingin kaupungin pelastuslaitos,
http://www.hel.fi/hki/pela/fi/Onnettomuuksien+ehk_isy/Yleisotapahtumat/Pelastussuunnitelma


 
Vakuutukset

Tapahtuman järjestäjän on hyvä ottaa tapahtuma-ajaksi myös vastuuvakuutus. Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa vahingoista, jotka johtuvat järjestäjän tuottamuksesta eli huolimattomuudesta. Vastuuta ei poista maininta siitä, ettei tapahtumalle ole vakuutusta.

Tilaisuuden järjestäjä voi ottaa vahingonkorvausvastuunsa varalta Tilaisuuden järjestäjän vastuuvakuutuksen.



Järjestyksenvalvonta

Järjestäjän vastuulla on myös huolehtia tapahtuman turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojien täytyy olla poliisin hyväksymiä, jolloin heillä on joko voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti tai poliisi hyväksyy heidät erikseen yksittäiseen tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi.

Vartioinnista vastaa aina vartioimisliiketoimintaluvan omaava vartiointiliike.



Muita tärkeitä asioita:

- Ensiapu
- Lupa / ilmoitus ilotulitteiden käytöstä tai esimerkiksi pyrotekniikasta
- Jätehuolto
- Liikenne, liikenteenohjaus ja pysäköinti
- Tavaroiden kuljettaminen tapahtumapaikalle
- Ulkomainonta (mainontaan esim. kaupungin mailla tarvitaan lupa)
- Liputus



Tapahtumanjärjestämiseen liittyvät tiedot on koottu kevään ja kesän 2013 aikana. Emme vastaa mahdollisista virheistä ja muutoksista. Tietojen keräämisessä on käytetty tekstissä mainittujen lähteiden lisäksi Helsingin kaupungin "Ohjeita tapahtumanjärjestäjälle" -sivustoa (http://www.hel.fi/hki/elinkeinopalvelu/fi/Tapahtumakaupunki/Ohjeita+tapahtumanj_rjest_j_lle) sekä Joensuun kaupungin tapahtumasivustoa (http://www.joensuu.fi/tapahtumien-jarjestaminen)
.

Koli on kansallismaisema, kansallispuisto, matkailualue, laskettelu- ja hiihtokohde, eteläisen Suomen korkein kohta, geologinen nähtävyys, suomalaisen kulttuurin keskittymä. Koli.fi -sivusto kertoo alueen palveluista, tarjonnasta ja tapahtumista.
Tutustu
VisitKarelia.ru on VisitKarelia.fi:n sisarsivusto. VisitKarelia.ru tarjoaa koko Venäjän Karjalan matkailutarjonnan ulottuvillesi kaikessa kauneudessaan ja kaikkine mahdollisuuksineen.
Tutustu