Jotta tapahtuma jalostuu ideastta menestyväksi tapahtumaksi tarvitsee kolme perusasiaa olla kunnossa:

Hyvä idea tai visio, tapahtumatyöryhmä jolla on yhteinen tahtotila ja oikea kohderyhmä.

IDEA:

Kaikkien tapahtumien, kokousten tai tapaamisten lähtökohtana on visio tai idea. Idea kannattaa testauttaa etukäteen jolloin havaitaan onko idealla oikeasti tilausta tapahtumarintamalla. Pelkkä henkilökohtainen intohimo ei riitä eikä tapahtumaa kannata järjestää pelkän tapahtuman järjestämisen takia. Mieti valmiiksi onko ideallasi kysyntää ja ota etukäteen selvää onko ideallasi jo kilpailevia konsepteja markkinoilla.

Tapahtumatyöryhmä:

Tapahtumatyöryhmä on elintärkeä tapahtuman onnistumisen kannalta. Kokoonpanon tulee edustaa henkilöitä jotka sitoutuvat ja joilla on oikeasti aikaa tapahtuman järjestämiseen. Työryhmän yhteinen tahtotila ja hyvät koordinaatiotaidot ovat tärkeitä työskentelyn kannalta. Myös hyvä suhdeverkosto, taloudenhallinta ja kyky hahmottaa kokonaisuuksia kuuluvat hyvän työryhmän perusosaamiseen. Työryhmässä ollaan yhdessä ei erikseen joten jokainen jäsen täydentää toinen toistaan.

Kohderyhmä:

Oikea kohderyhmä on menestyksen kannalta elintärkeä. Mieti onko se olemassa ja onko kohderyhmän sisällä tapahtumallesi oikeasti tilausta. Ovatko he ja paljonko he ovat halukkaita maksamaan osallistumisesta tapahtumaasi. Onko kohderyhmäsi sellainen jonka avulla voit myös hankkia muuta rahoitusta tapahtumalle esim. sponsoreiden avulla. Onko kohderyhmä saavutettavissa ja mitkä ovat siihen oikeita markkinointi keinoja ja kanavia.

Kun nämä kolme perusasiaa ovat kunnossa voit ladata oheiset työkalut koneellesi ja alkaa konkreettisesti työstämään tapahtumaasi. Laadi tapahtumalle tiukka vuosikello, budjetti, viestintä- ja markkinointisuunnitelma ja pysy niissä. Jo vuosikellon ja budjetin laadinnan jälkeen voit havaita mitkä ovat tapahtumasi menestymisen mahdollisuudet. Aiesopimuksen avulla voit sitouttaa kaikki osapuolet tapahtuman tekijöiksi jo alusta alkaen.